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2009/07/30

人に伝えることの難しさ

20090726_tsutaeru

『わかりやすく<伝える>技術/池上彰著(講談社現代新書)』を読みました。
電車通勤なので、立ってでも最近は本をたくさん読んでいます。

読み進んで驚いたのですが、この本に書かれいる内容は、新書版とは思えない多岐に渡る内容で、しかも“濃い”!
そして、仕事をしている人、いや、そうでなくとも何か人に伝えなければならないことがある場合には、とても参考になる本です。下手な何百ページもあるような専門書などよりも実用的かつ詳細で例示も多く、すばらしい本でした。
『名著』って言ってもいいくらい!

この本の中にも一般的な例が書かれていたのですが、私が最近特に感じるのが国の役人のパワーポイントなどを利用したプレゼンテーションの“下手さ加減”です。

パワーポイントには、画面にびっしりと小さな文字で、説明文が延々と書かれ、しかも小さな表やグラフが満載です。
もう、ほとんど“読み物”となっています。

池上さんも書かれていますが、“パワポ”を作る場合は、「文章にしない」ということが大事だと思います。それは聴衆がそれを読んでしまうからです。

そうなると、皆、ただ先を読もうと必死になってしまい、誰も話なんか、聞きはしないのです。

画面上には、ポイントとなるキーワードだけ三つも挙げておけばよいのです。あとは、自分で興味をもってもらった三つの内容を“口”で説明すれば良いのです。もちろん原稿を読んだりしては駄目!

ひどい人になると、延々とそのパワポ文書を読み上げる人もいます。そんなの、その資料だけもらって帰ればいいだけになってしまいます。その場にいる意味がない!

その場にいる時間のムダだし、眠気を誘うし、第一聞きに来てくれた人に失礼だと思うのです。

あとは、最近あったことなのですが、「貴社の“テレワーク”部門について部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスをメールにてお教えください。」っていうメールを受け取ったのですが・・・。

その人は“テレワーク”の普及担当者らしいのですが、そもそも、その“テレワーク”って何だ??と思ったのです。

「知っていて当然」という書きっぷりだったので、みんなが知っている言葉なのかと、周りの人に聞いても誰も知りません。

で、そのメールは、途中で間に入った方がいて、下々の私の部署にメールを転送してくれたものだったのですが、「テレワーク」の説明文書をA4二枚にびっちり書いたPDF資料を添付してくれてありました。

それをよくよく見ると、「IT(情報技術)を使って、勤務場所や勤務時間にとらわれない勤務体系を言う」らしいのです。最初っからそう書いておけばいいのに!!

おまけに、この“テレワーク”についての質問を最初に振り出した人のメールは、『改行』や『行空け』などをまったく行わずに、しかも人のメールソフトが自分と異なる可能性も考えず、とにかく“連続ベタ打ち、改行なし”です。

なので、私の職場のパソコンで見ると、どんどん行が流れていって、回答欄などが行をまたいだり、“ぐじゃぐじゃ”な上に文字化けが10行以上です。

「人に伝える技術--→0点!です」

この変なメールの回答として返ってくる「テレワーク担当者」には、アンケートを送るつもりらしいのですが、きっとメタメタな内容のよくわからないアンケートメールが届くことでしょう。

それに、どこの職場にも“テレワーク担当者”っているのかい?!

専門用語をいきなり自分を基準にして使用した上に、メールをいきなり送ったり、それを見て別の人が解説文を添付して再送してくれるようでは、どうしようもありません。

実は、明日もそのような方から講義をしていただく予定なのです。早くもメールで届いた資料は、小さな文字がびっちり書かれたパワポ資料で、80ページほどありました。

こんなのスクリーンに映したって読めないし、意味がないし・・・、きっと受講者に催眠術をかけてくれることになるでしょう。

【Now Playing】Piel Canela / Lisa Ono ( Bossa nova )

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