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2021/09/16

【ぶ厚くて立派な陳情書をつくるよりも、という話/過去に会った人、過去にあった出来事について振り返る №44】

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過去に会った人、あった出来事についての回顧文シリーズ。
今回は、広聴部門にいたときのお話です。「広聴」って、ようするに様々な人や団体などから集まってくる要望、苦情などを聴き、対応、回答をしていくところです。

私は、陳情書の担当になったことがありました。
とても立派な、数十頁に渡るようなもので、表紙などもきちんとしている・・そんな陳情書もありました。それには数十件の要望が書いてあるのです。

担当してみて、気づいたことは、過去に同じ団体から出されたものを調べてみると、毎年、毎年同じようなことが書かれているということでした。

この立派な陳情書を団体として今年も提出出来た・・っていうのが大事なことになってしまっていて、要望が実現されることが後回しになっているという・・なんだか本末転倒みたいなことになっていたのです。

で、陳情書をよく読んでみると、例えば40件の要望中、20件くらいはすぐにでも実現出来そうです。残りは十年後の未来の姿みたいなことなので、ま、それはじっくりと所管部門で回答を練ってもらうのですが。

出来そうなこと、例えば「歩道の切り下げ部(歩道にクルマの出入り用にスロープをつけているところ)が、ベビーカーで行くと斜めになってしまって困る。」なんてのもあったのですが、こんなのすぐに土木に電話して見てもらったらどうかと思ったのです。自分が土木にいたこともあるので、すぐにそう思いました。

どぶ板が割れている、外れている、とか、いくらでも即対応できるものがあるので、陳情団体と土木の直接の担当者に連絡して、時間を決め一日に5ヶ所くらいずつ現地立ち会いして、要望者からの話も直接聞いて、3~4日ですべて話がつき、二週間くらいで全て要望は解決してしまいました。

あっと言う間に20件は解決したので、団体の長に電話し、回答するのは残りの20件、今回解決したものについては文書化しませんと連絡。

「もう十何年も陳情してきたけど、こんなの初めてだよ。」と言われましたが、「陳情書を書く前に電話で担当部署でも私でもいいからどんどん要望を口頭でおっしゃってください。解決することは多いですよ。」と答えました。

要するに長文の立派な文書にして出してしまうと、主管課がとりまとめて回答して行くわけで、すぐに現地に飛ぶなんてことも無いわけです。で、予算時期にそれを思い出して文書を読み返してくれるか・・というと、たぶん見返されないので、何年も先送りになってきたのです。

即対応できる修繕費などは担当部署で持っているのですから、文書を作る前にどんどん電話で相談してしまえ、ということなのです。

立派な文書をつくる満足感というのもわかりますが、現実的に考えた方がいいよ、というお話でした。

 

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